Reunião é um assunto que dá arrepio em alguns gestores. Pautas (quando tem) extensas, assuntos chatos, falta de pontualidade e de objetividade são alguns motivos para que um colaborador torça o nariz e pense “tanta coisa pra fazer e lá vem mais uma reunião pra nada”. E pensar assim, infelizmente, tem lá seu fundo de razão. Eu mesmo fui a muitas reuniões que me perguntava (quando não estava no celular): “o que eu estou fazendo aqui?”. A sensação era de perda de tempo.
Como gestor, tomei diversos cuidados e ações para tornar reuniões que conduzia as mais produtivas possíveis. E como fiz isso? Utilizando técnicas consagradas no mundo corporativo com técnicas e ferramentas de coaching. Neste artigo trago dicas para conduzir reuniões específicas de levantamento de soluções para a unidade ou área de trabalho.
1. Planeje o conteúdo e o tempo
Um dos antídotos da falta de foco e de objetividade de uma reunião é o planejamento prévio. Planejar o conteúdo significa elaborar tópicos que vão nortear você pela reunião. Uma reunião de levantamento de soluções requer mais planejamento e menos improviso. Também é importante planejar o tempo para respeitar o limite de duração previsto. Para cada tópico que você criar, destine uma duração para facilitar no momento que você estiver conduzindo.
2. Selecione pessoas chaves
Outro ponto importante para que sua reunião tenha resultados eficazes é ter nela pessoas que vão efetivamente colaborar para alcançar o objetivo. Dependendo dos pontos abordados, ela pode ser o mais restrita possível. Utilize seu feeling de gestor para selecionar os colaboradores certos.
3. Elabore uma “isca”
A reunião de levantamento de soluções é estratégia para o gestor. É nela que ele irá resolver algum ponto sensível, complexo ou que tem “tirado seu sono”. Nada melhor do que ter pessoas que você pode contar. E você pode utilizá-las ainda mais
4. Utilize a técnicas das perguntas poderosas
Mas como que esta metodologia pode alcançar resultados tão positivos? Como explicar equipes, cada vez mais heterogêneas, que superam as individualidades e os conflitos naturais das relações interpessoais em prol de metas comuns? Veja abaixo a resposta nos benefícios que o líder pode ter com seu time aplicando algumas técnicas e ferramentas de coaching:
5. Fortalecimento emocional do “capitão”
Parafraseando o filme “Sociedade dos poetas mortos”, o primeiro a sentir os benefícios do coaching é o “capitão, meu capitão”, o líder, o gestor de pessoas. A figura central de uma equipe passa por um processo de transformação de sua vida, principalmente em relação à autoconfiança e à inteligência emocional. De posse de repertório diversificado de técnicas e ferramentas poderosas, o gestor sente-se mais seguro para resolver problemas e alcançar resultados.
6. Reuniões, brainstormings e feedbacks mais eficazes
Quem nunca participou daquela reunião chata e sem resultados eficazes? E aquela conversa com o gestor, que era pra ser um feedback, mas você não entendeu nada? Ter uma comunicação assertiva é uma competência muito importante para o gestor. Ferramentas de coaching como “perguntas poderosas” e “modelo de conversação” podem ajudar ao gestor a se comunicar melhor com a equipe.
7. Elaboração e cumprimento de planos de ação
Coaching é focado em resultado, em alta performance. E isso só é possível com ações planejadas e executadas. Sem procrastinação. É “faca nos dentes” e “sangue nos olhos” na dosagem correta. Para isso, preparar um plano de ação, preferencialmente semanal, torna-se um hábito de todo gestor que conhece a metodologia e a aplica.
8. Tomada de decisões estruturadas
Tomar decisões talvez seja uma das atividades mais comuns em uma liderança e uma competência muito exigida nas organizações. Ou seja, saber decidir é a chave do sucesso de um “capitão”. Como já foi falado, sendo mais autoconfiante, seguro e planejando ações o gestor estará mais empoderado e, assim, tomando decisões mais efetivas.
9. Melhor gestão de conflitos
Qual o nível de conhecimento que você tem sobre sua equipe? Isso porque conhecer sua equipe é o primeiro passo para o sucesso na gestão de conflitos. E eles sempre existirão. Saber reconhecer o seu estilo de liderança e o estilo dos outros é um dos caminhos para que você possa evitar ou dispersar rapidamente as rusgas que vão aparecer no dia a dia do trabalho.
Esta é a realidade de profissionais que conhecem o coaching e o aplicam no trabalho com suas equipes. Se você também quiser saber sobre esta metodologia veja o artigo “ Coaching é de comer ou de passar no cabelo?”
